1. Identificación del Responsable del Tratamiento
Denominación comercial: PROTEGE TU NOMBRE
Domicilio y sede principal: Bogotá D.C., República de Colombia
Página web: https://protegetunombre.com
Correo electrónico para ejercicio de Habeas Data: contacto@protegetunombre.com
Canal de mensajería técnica / WhatsApp: +57 321 222 2570
2. Marco Normativo Aplicable
La presente política se fundamenta exclusivamente en el ordenamiento jurídico de la República de Colombia:
- Constitución Política de Colombia (Artículo 15): Garantía fundamental del derecho a la intimidad, al buen nombre y al conocimiento, actualización y rectificación de la información recogida en bases de datos (Habeas Data).
- Ley Estatutaria 1581 de 2012: Régimen general para la protección de datos personales en el territorio nacional.
- Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo): Capítulo 25, que compila y reglamenta las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.
- Ley Estatutaria 1266 de 2008 y Ley 2157 de 2021: Disposiciones generales del hábeas data en relación con información financiera, crediticia, comercial y de servicios.
- Instrucciones, resoluciones y circulares externas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en su calidad de autoridad de vigilancia.
3. Principios Rectores del Tratamiento
El tratamiento de datos en PROTEGE TU NOMBRE se rige estrictamente por los principios consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Principio de Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada sujeta a la ley colombiana.
- Principio de Finalidad: Toda recolección obedece a una finalidad legítima y transparente, debidamente informada al titular.
- Principio de Libertad: El tratamiento solo se efectúa previo consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular.
- Principio de Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información acerca de sus datos en cualquier momento.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento solo lo realiza personal autorizado y bajo los límites de la autorización otorgada.
- Principio de Seguridad: La información se administra adoptando las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
- Principio de Confidencialidad: Todas las personas intervinientes en el tratamiento están obligadas a guardar estricta reserva de la información.
4. Datos Recolectados y Naturaleza del Servicio
PROTEGE TU NOMBRE es una plataforma de apoyo técnico, orientación extrajudicial y gestión documental. La entidad no solicita contraseñas, claves bancarias, números de verificación (CVV), ni datos innecesarios para el estudio preliminar.
Los datos objeto de recolección se limitan a los indispensables para la gestión:
- Datos de contacto e identificación: Nombres, apellidos, número de identificación (cédula de ciudadanía o extranjería), teléfono, correo electrónico y ciudad de residencia.
- Datos de contexto y soporte documental: Documentos soporte aportados voluntariamente por el usuario (comunicaciones, extractos, respuestas de entidades, desprendibles de nómina, derechos de petición radicados) para fines exclusivos de análisis documental y estructuración cronológica.
5. Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores
En los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. PROTEGE TU NOMBRE informa al titular que:
- No está obligado a autorizar el tratamiento de datos de carácter sensible salvo mandato legal o judicial.
- Cuando para el análisis documental sea estrictamente necesario el procesamiento de información sensible, se requerirá autorización explícita, previa y por escrito.
- No se realiza tratamiento sistemático ni orientado a datos personales de niños, niñas y adolescentes. Si llegare a requerirse información de menores, se respetará su interés prevalente y sus derechos fundamentales, mediando autorización de sus representantes legales.
6. Finalidades del Tratamiento
Los datos personales recolectados a través del sitio web, formularios digitales, correo electrónico o canales de mensajería son tratados para los siguientes fines exclusivos:
- Evaluar la procedencia documental de la solicitud o consulta técnica presentada.
- Elaborar diagnósticos preliminares, cronologías de hechos y matrices de inconsistencias documentales.
- Estructurar borradores de solicitudes de información, derechos de petición o reclamaciones administrativas en ejercicio del derecho de hábeas data ante entidades públicas o privadas.
- Mantener contacto con el usuario para informar sobre el estado de su requerimiento o gestión técnica.
- Remitir orientaciones generales sobre rutas legales o recomendar el escalamiento ante un abogado habilitado cuando el caso revista naturaleza judicial litigiosa.
- Dar cumplimiento a deberes legales, requerimientos de autoridades competentes o prevención del fraude y suplantación.
7. Derechos de los Titulares (Habeas Data)
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de la información cuenta con los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PROTEGE TU NOMBRE frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, salvo cuando la ley exceptúe su necesidad.
- Ser informado previa solicitud respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normatividad de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo directo.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
8. Procedimiento para Consultas y Reclamos
El titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos formulando una solicitud mediante escrito dirigido al correo electrónico contacto@protegetunombre.com, indicando: nombre completo, documento de identificación, descripción clara de los hechos que motivan la solicitud, dirección física o electrónica para notificaciones y los documentos soporte que pretenda hacer valer.
A. Trámite de Consultas:
Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (Art. 14 Ley 1581 de 2012).
B. Trámite de Reclamos (Corrección, Actualización o Supresión):
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo. Si no fuere posible resolverlo en ese lapso, se informarán los motivos y la fecha de resolución, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo (Art. 15 Ley 1581 de 2012).
9. Medidas de Seguridad de la Información
PROTEGE TU NOMBRE implementa medidas de seguridad técnicas, administrativas y tecnológicas orientadas a restringir el acceso a la información únicamente al personal encargado de su análisis. Se prohíbe la comercialización, cesión o transferencia no autorizada de las bases de datos a terceros. Toda comunicación remitida por canales digitales se gestiona bajo protocolos de confidencialidad y estricta reserva profesional y técnica.
10. Vigencia y Modificaciones
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación. Las bases de datos se mantendrán vigentes durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir las finalidades del servicio documental o mientras subsista un deber legal o contractual de conservación.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento será comunicado oportunamente a través de este portal web antes de su entrada en vigor.
Fecha de entrada en vigencia: Agosto de 2026